8/12/2020
Mục lục
- 1 Bạn có thể gửi yêu cầu họp cho một hoặc nhiều người. Outlook theo dõi ai chấp nhận yêu cầu và dành thời gian trên lịch của bạn cho cuộc họp. Khi tạo yêu cầu họp, bạn có thể thêm tệp đính kèm, đặt vị trí và sử dụng Scheduling Assistant để chọn thời gian tốt nhất cho cuộc họp của mình.
- 2 Lên lịch họp
- 3 Đặt một cuộc họp là cuộc họp lặp lại
- 4 Kết thúc cuộc họp sớm
Bạn có thể gửi yêu cầu họp cho một hoặc nhiều người. Outlook theo dõi ai chấp nhận yêu cầu và dành thời gian trên lịch của bạn cho cuộc họp. Khi tạo yêu cầu họp, bạn có thể thêm tệp đính kèm, đặt vị trí và sử dụng Scheduling Assistant để chọn thời gian tốt nhất cho cuộc họp của mình.
Lên lịch họp
- Tạo yêu cầu họp theo một trong những cách sau đây:
- Từ hộp thư đến, chọn New Items > Meeting hoặc phím tắt Ctrl + Shift + Q.
-
- Từ lịch, chọn New Meeting hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + Q.
-
- Từ email trong hộp thư đến, hãy chọn nút Reply with Meeting.
- Thêm người dự theo một trong hai cách:
- Thêm người dự vào dòng To của yêu cầu họp và chuyển đến bước 4.
- Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft 365 hoặc Exchange, hãy sử dụng Scheduling Assistant để xem lịch biểu người dự.
- Trong Scheduling Assistant, hãy bấm vào box dưới tên của bạn và nhập tên hoặc địa chỉ email của người dự hoặc bấm vào nút Add Attendees để hiển thị sổ địa chỉ của bạn.
Bấm vào biểu tượng bên cạnh tên người dự trong Scheduling Assistant để đánh dấu một người dự cụ thể là Required Attendee ,Optional Attendee, hoặc Resource. Khi bạn bắt đầu nhập tên người dự, Outlook sẽ cung cấp các gợi ý cho bạn dựa trên những người mà bạn đã gặp hoặc gửi qua email gần đây. Chọn một tên từ danh sách để thêm người dự.
- Thêm chủ đề cuộc họp, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc và vị trí.
Trong Outlook 2016 và Outlook cho Microsoft 365, bạn có thể nhập tên của vị trí, ví dụ, Fourth Coffee Shop hoặc Conference Room 23, và Outlook sẽ tìm kiếm các kết quả phù hợp. Chọn một trong các đề xuất để chọn vị trí đó, hoặc tiếp tục nhập để nhập một vị trí khác.
Mẹo: Nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange hoặc tài khoản email Microsoft 365, hãy bấm Scheduling Assistant, sau đó bấm Room Finder để kiểm tra trạng thái sẵn sàng và phòng dự trữ. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng Scheduling Assistant và Room Finder cho các cuộc họp trong Outlook.
- Để đính kèm tệp vào yêu cầu họp, trên menu Insert, chọn Attach File, rồi chọn tệp bạn muốn thêm.
- Nếu bạn không muốn cuộc họp này là cuộc họp lặp lại, hãy bấm Send. Nếu không, hãy xem thực hiện cuộc họp định kỳ.
Nếu bạn sử dụng Outlook for iOS, thiết bị di động của bạn có thể nhắc bạn khi nào bạn cần phải rời đi để đến đúng giờ hẹn.
Bật thời gian để rời khỏi
- Từ Outlook for iOS, chọn Settings > Time To Leave.
- Chọn tài khoản được hỗ trợ, sau đó sử dụng thanh trượt để bật Time To Leave.
Lưu ý: Time To Leave chưa sẵn dùng cho Outlook for Android. Chỉ Microsoft 365, Outlook.com và một số tài khoản Gmail được hỗ trợ.
Ngăn người tham dự chuyển tiếp cuộc họp
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365, khi bạn tạo một yêu cầu họp, bạn có thể ngăn người tham dự chuyển tiếp yêu cầu họp đến người khác. Tùy chọn mới này sẵn dùng cho các khách hàng Current Channel sau khi nâng cấp lên Phiên bản 1808.
- Trước khi bạn gửi yêu cầu họp, hãy chọn Response Options > Allow Forwarding để chuyển đổi khả năng đối với người dự chuyển tiếp yêu cầu họp.
Xem ngăn không cho chuyển tiếp cuộc họp để tìm hiểu thêm.
Đặt một cuộc họp là cuộc họp lặp lại
- Click Meeting > Recurrence.
Lưu ý: Sử dụng phím tắt Ctrl+G để lên lịch cuộc họp lặp lại thường xuyên.
- Chọn các tùy chọn về kiểu lặp lại mà bạn muốn, rồi bấm OK.
Lưu ý: Khi bạn thêm kiểu lặp lại cho một yêu cầu họp, tab Meeting sẽ đổi thành Meeting Series.
- Để gửi yêu cầu họp, hãy bấm Send.
Thêm người vào cuộc họp hiện có
Bạn có thể thêm người dự khác vào cuộc họp hiện có.
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp:
- Bấm đúp để mở cuộc họp, sau đó dùng dòng To hoặc Scheduling Assistant để thêm một hoặc nhiều người vào cuộc họp.
- Bấm vào Send, rồi chọn một trong các thao tác sau:
- Chỉ gửi cập nhật để thêm hoặc xóa người dự.
- Gửi cập nhật cho tất cả người dự.
Nếu bạn không phải là người tổ chức cuộc họp
- Mở yêu cầu cuộc họp. Trong nhóm Respond trên Ribbon, hãy chọn Respond, sau đó Forward. Thêm một hoặc nhiều người nhận vào yêu cầu họp.
- Bấm vào Send. Người tổ chức cuộc họp sẽ nhận được thông báo mà bạn đã chuyển tiếp yêu cầu họp cho một người khác. Để biết thêm thông tin, hãy xem chuyển tiếp cuộc họp.
Kết thúc cuộc họp sớm
Giờ đây, nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Microsoft 365, bạn có thể cài đặt Outlook kết thúc cuộc họp của bạn sớm hơn vài phút. Điều này có thể giúp bạn có thời gian đi lại giữa các cuộc họp. Bạn có thể chọn một khoảng thời gian khác nhau cho cuộc họp dưới một giờ và cuộc họp hơn một giờ.
- Chọn File > Options > Calendar > Calendar options
- Checkbox End appointments and meetings early.
- Sử dụng danh sách thả xuống để chọn số phút cho cuộc họp dưới một giờ hoặc lâu hơn, rồi bấm OK.
